Ở Việt Nam, chỉ nhà xuất bản mới được xuất bản sách. Mỗi cuốn đi qua mấy mốc: nhà xuất bản đăng ký với cơ quan quản lý nhà nước, biên tập nội dung, giám đốc nhà xuất bản ký quyết định xuất bản, sách được in ở cơ sở in có phép, nộp lưu chiểu, rồi mới được phát hành. Tác giả hay công ty sách không tự xin một tờ giấy phép riêng, mà đi vào quy trình này qua hình thức liên kết với nhà xuất bản.
Chào bạn, đây là Nhà Phát Hành. Xin giấy phép in sách không phải nộp hồ sơ một lần là xong, mà là một chuỗi trách nhiệm. Mình kể ở mức cơ chế cho dễ hình dung. Chi tiết hồ sơ và thời gian thay đổi theo từng giai đoạn, nên khi làm thật bạn hãy hỏi trực tiếp nhà xuất bản.
Vì sao chỉ nhà xuất bản mới được xuất bản sách?
Pháp luật Việt Nam coi xuất bản là hoạt động cần được quản lý, và giao trách nhiệm đó cho các nhà xuất bản được cấp phép thành lập. Nhà xuất bản chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung của từng cuốn sách mang tên mình.
Vì thế, người muốn in sách để phát hành rộng rãi, dù là tác giả cá nhân hay công ty sách, đều phải làm việc với một nhà xuất bản. Công ty sách có thể lo gần hết phần việc: tìm bản thảo, biên tập sơ bộ, thiết kế, in, phát hành. Nhưng tên nhà xuất bản và quyết định xuất bản thì không thay được.
Hình thức phổ biến là liên kết xuất bản. Bên liên kết bỏ chi phí và lo nhiều khâu, còn nhà xuất bản giữ quyền biên tập và ra quyết định. Có những khâu nhà xuất bản không được phép giao lại cho bên liên kết, trong đó có biên tập và ký quyết định.
Hiểu điều này giúp bạn tránh một ngộ nhận phổ biến: rằng có thể mua giấy phép hay mua mã số sách rồi tự làm gì cũng được. Nhà xuất bản vẫn phải đọc, vẫn có thể yêu cầu sửa, và vẫn có thể từ chối.
Một cuốn sách đi qua những mốc nào?
Mốc đầu là đăng ký xuất bản. Nhà xuất bản gom các đầu sách dự định làm và đăng ký với cơ quan quản lý nhà nước về xuất bản. Khi được xác nhận, mỗi đầu sách có một số xác nhận đăng ký, về sau sẽ in trên sách.
Mốc thứ hai là biên tập và duyệt. Biên tập viên của nhà xuất bản đọc bản thảo, đề nghị sửa những chỗ cần thiết. Khi bản thảo đạt, giám đốc hoặc tổng giám đốc nhà xuất bản ký quyết định xuất bản cho cuốn đó. Đây là tờ giấy mà dân trong nghề hay gọi nôm là giấy phép.
Mốc thứ ba là in. Sách được in tại cơ sở in có phép, theo đúng bản đã duyệt. Nhà in cần có quyết định xuất bản và hợp đồng in mới nhận in.
Mốc cuối là nộp lưu chiểu. Nhà xuất bản nộp một số bản sách cho các nơi theo quy định. Sau một khoảng thời gian nhất định kể từ khi nộp, nếu không có vấn đề gì, sách mới được đưa ra phát hành. Nên khi lên lịch ra mắt, bạn phải tính cả khoảng chờ này.
Trên một cuốn sách phải ghi những thông tin gì?
Lật tới trang cuối hoặc trang sau trang tên sách, bạn sẽ thấy một khối chữ nhỏ mà người làm sách gọi là trang thông tin xuất bản. Ở đó có tên nhà xuất bản, người chịu trách nhiệm xuất bản, người biên tập, số xác nhận đăng ký, số quyết định xuất bản, nơi in, khổ sách, thời gian nộp lưu chiểu.
Nhiều sách còn có mã số sách tiêu chuẩn quốc tế, là dãy số giúp nhà sách, thư viện, hệ thống phân phối nhận diện đúng một ấn bản. Ở Việt Nam, mã này thường được cấp thông qua nhà xuất bản. Mỗi ấn bản, mỗi định dạng như bìa mềm, bìa cứng, sách điện tử thường cần mã riêng.
Thiếu hoặc sai những thông tin này là dấu hiệu đầu tiên để nhận ra sách in lậu hoặc sách không qua quy trình.
Nếu bạn tự xuất bản, hãy đọc kỹ trang này trên bản in thử. Sai ở đây có thể phải in lại cả lô.
Sách điện tử và tài liệu nội bộ có cần giấy phép không?
Sách điện tử phát hành rộng rãi cũng là xuất bản phẩm, nên cũng phải đi qua nhà xuất bản, và nhà xuất bản đó phải được phép làm xuất bản điện tử.
Có những loại tài liệu không dùng để kinh doanh, như tài liệu nội bộ của cơ quan, kỷ yếu, tài liệu hội thảo. Chúng có quy trình cấp phép riêng, khác với sách kinh doanh, và cơ quan cấp phép cũng có thể khác.
Còn những tài liệu số như biểu mẫu, bài giảng, bộ tài liệu tự soạn bán trên các sàn tài liệu, thì ranh giới giữa chia sẻ tài liệu và xuất bản phẩm không phải lúc nào cũng rõ. Mình không kết luận thay bạn được. Nếu định làm ở quy mô lớn, hãy hỏi người hiểu luật xuất bản.
Điều mình chắc chắn là càng hỏi sớm càng rẻ, vì sửa hướng trước khi in luôn nhẹ hơn thu hồi sau khi đã phát hành.
Tác giả cần chuẩn bị gì khi làm việc với nhà xuất bản?
Hãy chuẩn bị bản thảo hoàn chỉnh, thông tin tác giả, và giấy tờ chứng minh quyền của bạn với tác phẩm. Nếu sách có dùng ảnh, trích dẫn dài, bản dịch, bạn cần có văn bản cho phép tương ứng. Nhà xuất bản sẽ hỏi những thứ này vì họ chịu trách nhiệm.
Nếu sách liên quan tới những mảng cần chuyên môn như y tế, pháp luật, bản đồ, tôn giáo, lịch sử, quá trình duyệt có thể kỹ hơn và cần thêm ý kiến chuyên môn.
Hãy hỏi rõ ngay từ đầu: nhà xuất bản làm những khâu nào, bên liên kết làm khâu nào, ai lo đăng ký, ai lo nộp lưu chiểu, và mỗi khâu mất khoảng bao lâu theo kinh nghiệm của họ.
Cuối cùng, hãy nhìn nhà xuất bản như một người đọc có trách nhiệm chứ không chỉ là một thủ tục. Những góp ý của họ nhiều khi cứu cuốn sách khỏi rắc rối về sau. Nếu phải chọn giữa ra sách sớm một tháng và ra sách không phải sửa lại, bạn chọn điều nào?
Câu hỏi thường gặp
Cá nhân có tự xin giấy phép xuất bản sách được không?
Cá nhân không tự ra quyết định xuất bản sách kinh doanh được. Cá nhân làm việc với nhà xuất bản qua hình thức xuất bản trực tiếp hoặc liên kết, và nhà xuất bản là bên ra quyết định. Nhiều tác giả tự xuất bản đi theo con đường này.
Mua mã số sách tiêu chuẩn quốc tế riêng có được không?
Ở Việt Nam, mã này thường gắn với nhà xuất bản và được cấp khi sách đi qua quy trình xuất bản. Nó không thay thế cho quyết định xuất bản. Bạn nên hỏi nhà xuất bản về việc cấp mã cho từng ấn bản.
Nộp lưu chiểu là gì?
Nộp lưu chiểu là việc nhà xuất bản nộp một số bản sách đã in cho các cơ quan theo quy định trước khi phát hành. Việc này giúp nhà nước quản lý và lưu giữ xuất bản phẩm. Sách chỉ được phát hành sau khoảng thời gian quy định kể từ khi nộp.
Sách in ở nước ngoài rồi mang về Việt Nam bán cần gì?
Sách nhập khẩu để kinh doanh phải đi qua đơn vị được phép nhập khẩu xuất bản phẩm và thủ tục riêng. Đây là quy trình khác với xuất bản trong nước. Bạn nên hỏi đơn vị nhập khẩu hoặc luật sư trước khi làm.
In sách ít để tặng có cần giấy phép không?
Tuỳ trường hợp. Tài liệu không kinh doanh có quy trình cấp phép riêng, còn sách lưu hành rộng rãi thì phải qua nhà xuất bản. Nếu định in để tặng nhiều người ngoài gia đình, hãy hỏi cơ quan quản lý hoặc nhà xuất bản để làm đúng.
